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Organize sustainable Meetings and Conferences

Sustainable meetings - 10 tips for greener meetings or conferences

Du willst nachhaltige Meetings planen oder ermöglichen? Ob per Telefon, Video-Call oder vor Ort – hier bist du genau richtig! Die Veranstaltungsbranche spielt eine enorm wichtige Rolle für die Einhaltung der Klimaziele von Paris. Viele Aspekte, angefangen mit der An- und Abreise, über den Ressourcenverbrauch der Gebäude und Mitarbeiter bis hin zum Catering, können unserer Umwelt zur Last fallen. Glücklicherweise gibt es unzählige Möglichkeiten, um Tagungen nachhaltiger zu gestalten.

In diesem Artikel bekommst du jetzt wertvolle Tipps für umweltfreundliche Konferenzen und Green Meetings an die Hand. Vielleicht lassen sich nicht alle von ihnen direkt umsetzen – doch es ist garantiert für jeden Anlass etwas dabei. Auf geht's!

In advance you can find here already a short Overview about the contribution:

  1. Halte Konferenzen möglichst online ab
  2. Communicate the sustainability of the event very consciously
  3. Set on used, but as good as new technology
  4. Wähle eine an- und abreisefreundliche Veranstaltungszeit
  5. Ermögliche das gemeinschaftliche An- und Abreisen
  6. Offset the CO2 emissions of the trips
  7. Sorge für grüne Unterkünfte und Meeting-Räume
  8. Reduziere Müll und schone natürliche Ressourcen
  9. Offer environmentally friendly meals and snacks
  10. Wertschätze die Organisation und erinnere an die ökologischen Vorteile

1. Halte Konferenzen möglichst online ab

Bevor es in Vergessenheit gerät: das nachhaltigste Meeting ist natürlich das, zu dem niemand anreisen muss. Denn jeder Teilnehmer stößt bei Bahnfahrten, aber vor allem bei der Anreise mit dem Auto und nicht zuletzt dem Flieger, große Mengen an Abgasen aus, die sowohl den climate change accelerate as well as to air pollution beitragen. Online-Meetings sind schon allein aus diesen Gründen deutlich umweltfreundlicher.

Wann immer du und dein Team also die Möglichkeit seht, eine Replace traditional meeting with a conference call or zoom call, solltet ihr das tun. Am Ende profitieren sowohl euer Unternehmen, die Kollegen und vor allem unsere Umwelt – und somit auch alle Menschen außerhalb des Unternehmens – davon.

Tip: Go to sustainable use of the internet habe ich dir auch eine Reihe von Ratschlägen zusammengestellt.

2. Communicate the sustainability of the event very consciously

Communication of a sustainable meeting

Nicht alle Konferenzen lassen sich online abhalten. Glücklicherweise gibt es auch unzählige Möglichkeiten, um bei „Offline-Veranstaltungen“ den Aspekt der Nachhaltigkeit groß zu schreiben: angefangen bei der internen Kommunikation. Lasse deine Kollegen wissen, warum euer Unternehmen in Zukunft darauf ausgerichtet wird, die Umwelt durch das eigene Handeln zu schonen. Erläutere, was bei Veranstaltungen und Konferenzen anderes/besser sein wird, warum das gemacht wird und inwiefern sich in den teaminternen Abläufen etwas ändert.

Ideally, the aspect of sustainable action is even Part of the corporate philosophyso that Climate protection in the company grundsätzlich eine wichtige Bedeutung bekommt.

3. set on used, but as good as new technology

Neugeräte sind kostenintensiv und verbrauchen wertvolle und begrenzte, Natural resources. Dabei müssen es gar nicht ständig die neuesten und teuersten Geräte sein. Überarbeitete, neuwertige Geräte (siehe auch Refurbished) bring the same services at significantly lower costs.

Gut zu erkennen ist die Sustainability with cell phone providers and computers, for example, on the international "TCO Certified" seal, which covers aspects such as the Longevity, the Möglichkeit zur Reparatur or the Recyclingfähigkeit von IT-Geräten bewertet und umweltschonende Technik auszeichnet.

Additional Tip: Ob privat oder geschäftlich – wie du grundsätzlich more sustainable telephony you can find out in the linked article!

4. Wähle eine an- und abreisefreundliche Veranstaltungszeit

A sustainable meeting findet zu einer Uhrzeit statt, die eine umweltfreundliche Anreise mit der Bahn oder anderen grünen Verkehrsmitteln ermöglicht. Achte einfach darauf, dass alle Teilnehmer auch ohne Flugzeug und Autofahrt die Chance haben, rechtzeitig vor Ort zu sein. Schon klar: nicht immer ist das möglich. Doch wenn es möglich ist, solltest du diesen Tipp bei deiner Planung unbedingt beherzigen.

5. Ermögliche das gemeinschaftliche An- und Abreisen

Arriving by train is significantly more sustainable

Wenn jeder Kollege einer Konferenz einzeln anreisen würde, belastet das natürlich die Environment and last but not least the Wallet of the company and employees umso mehr. Deshalb solltest du als Organisator eines entsprechenden Meetings dafür sorgen, dass die Teilnehmer gemeinsam anreisen können. Zum Beispiel mit den günstigeren Zugtickets für Gruppenreisende oder in Fahrgemeinschaften. The fewer trips, the more environmentally friendly. Erleichtere dafür die Kommunikation unter den Teilnehmern.

Tip: In the article about the sustainable commute erhältst du noch etwas mehr Inspiration dazu!

6. Compensate the CO2 emissions of the trips.

Nicht alle Autofahrten und Flüge von Mitarbeitern zu Business-Meetings lassen sich vermeiden. Ein Unternehmen, das den Aspekt des nachhaltigen Handels wertschätzt, kann jedoch die ausgestoßenen Offset CO2 emissions. Dafür gibt es verlässliche Plattformen, die den gespendeten Gegenwert des CO2-Ausstoßes in Klimaschutzprojekte investieren. Diese Maßnahme rundet nachhaltige Meetings ab – und nicht zuletzt können sich auch viele Kunden und Mitarbeiter noch besser mit dem Unternehmen identifizieren.

More tips: For sustainable driving and möglichst nachhaltiges Fliegen I have also compiled valuable tips for you. Look gladly times purely!

7. Sorge für grüne Unterkünfte und Meeting-Räume

Für nachhaltige Meetings sollte natürlich auch der Veranstaltungsort an sich möglichst klima- und ressourcenfreundlich sein. Das Gebäude ist im Idealfall mit energy-saving technology – von LED Beleuchtung bis umweltverträglicher Heiztechnik – ausgestattet. Unzählige Veranstalter und Hotels schreiben sich diese ökologische Ausstattung und nachhaltiges Handeln bereits auf die Fahnen. Ein genauer Blick bei der Auswahl kann also Gold wert sein!

8. Reduziere Müll und schone natürliche REssourcen

Ressourcenschonung sollte bei einer nachhaltigen Konferenz oberste Priorität haben. Do not use disposable products such as cutlery, plates or cups made of plastic and replace them with washable, reusable alternatives. Reduziere außerdem den Papierverbrauch (im Büro) durch den Einsatz digitaler Technik. Durch diese Maßnahmen schonst du nicht nur bei diesem einen Meeting die Umwelt – du sorgst auch dafür, dass das Bewusstsein aller Teilnehmer für den Umweltschutz geschärft wird.

9. offer environmentally friendly meals and snacks

Je nach Dauer des Meetings macht es Sinn, Mahlzeiten oder Snacks anzubieten. Dafür gibt es eine einfache Grundregel: The more plant-based, regional, fair, seasonal and organic, the more sustainable. Ein nachhaltiges Catering stellt Lebensmittel und Mahlzeiten zur Verfügung, die sowohl Umwelt, Gesundheit und nicht zuletzt auch Tiere schützen. Denn gerade die Factory farming ist es, die dem Klima, den Regenwäldern und Gewässern auf unserer Erde in extremem Maße zur Last fallen.

Tip: At "why vegan?" erfährst du meine Gründe für eine pflanzliche Ernährungs- und tierfreundliche Lebensweise.

10. Wertschätze die Organisation und erinnere an die ökologischen Vorteile

Oft hört man, dass Nachhaltigkeit viel zu teuer und „100 Prozent nachhaltiges Handeln“ nicht praktisch umsetzbar ist. Durch nachhaltiges Handeln lässt sich jedoch kurz- und langfristig Geld sparen - and it's not about perfection either. Every small step taken by each individual is an important step towards a sustainable society. Erinnere alle Teilnehmer und Kollegen daran, mit wie wenig Aufwand sich bei diesem Meeting und bei zukünftigen Konferenzen bereits ein großer ökologischer Impact erzielen lässt. Sustainability without sacrifice is the keyword.

Holding sustainable meetings is not a problem!

Online conference is more relaxed and sustainable

Nun hast du unzählige Tipps für Green Meetings und umweltfreundliche Konferenzen mit deinen Kollegen und Partnern an der Hand. Setze sie in die Tat um – und falls dir der Aufwand zu groß erscheint, hole dir erfahre Veranstaltungsmanager zur Hilfe. Denn viele von ihnen haben sich bereits auf die Organisation nachhaltiger Events spezialisiert.

Hast du Fragen, Anregungen oder weitere Tipps für nachhaltige Meetings parat? Dann schreibe mir gerne einen Kommentar unter diesen Beitrag.

Stay sustainable,

Christoph from CareElite - Plastic-free living

PS.: You think you can't work so well at home? Then use now my Tips for effective working from home! Good luck !

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Christoph Schulz

Christoph Schulz

I'm Christoph, an environmental scientist and author - and here at CareElite I'm campaigning against plastic waste in the environment, climate change and all the other major environmental problems of our time. Together with other environmentally conscious bloggers, I want to give you tips & tricks for a naturally healthy, sustainable life as well as your personal development.

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