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Papierloses Büro – 20 Tipps für die Umstellung und zum Papier sparen im Büro

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Du willst wissen, wie du im Büro Papier sparen kannst und wie sich ein papierloses Büro realisieren lässt? Dann bist du hier genau richtig! Wir Deutschen verbrauchen im Durchschnitt pro Kopf etwa 227 Kilogramm Papier im Jahr. Dafür sind etwa 500 Kilogramm Holz notwendig.₁ Die meisten Menschen möchten etwas dagegen unternehmen, wissen jedoch einfach nicht, wo sie anfangen sollen.

Das lässt sich ändern! Aktenordner, Drucker und Kopierer, Flipcharts, Notizen, Versandkartons, Briefe – ein großer Teil des Papierverbrauchs entsteht vor allem bei der Büroarbeit. Glücklicherweise kann man ihn schon mit wirklich einfachen Mitteln auf ein Minimum reduzieren.

In diesem Artikel zeige ich dir deshalb jetzt genau, wie du starten und im Homeoffice oder auf der Arbeit Papier sparen kannst. Außerdem erfährst du, wie sich die Umstellung auf ein völlig papierloses Büro meistern lässt. Auf geht's!

Hier ist vorab schon eine kurze Übersicht für dich:

  1. Vorteile
  2. Allgemeine Tipps
  3. Digitalisierungs-Tipps
  4. Schlusswort

Vorteile: Warum sollte man ein papierloses Büro anstreben?

Gründe für ein papierloses Büro

Schon um 500 Blatt normales Kopierpapier zu erzeugen, sind rund 5,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 13 Kilowattstunden Energie notwendig.₂ Durchschnittliche Büroangestellte verbrauchen etwa 833 Blätter Papier im Monat.₃ Beunruhigende und gleichzeitig motivierende Fakten, oder?

Bevor wir zu den Praxis-Tipps übergehen, möchte ich deine Motivation fürs bewusste und langfristige Papier sparen jetzt ins Unermessliche steigern. Was haben wir davon, wenn wir wir den Papierverbrauch im Büro reduzieren? Die folgenden Vorteile verschaffen uns ein klares Bild vom Impact eines möglichen, papierlosen Büros.

Die wichtigsten Chancen und Vorteile

  • Umweltfreundlichkeit: Das papierlose Büro reduziert die Abholzung der Wälder für die Papierproduktion und schützt wertvolle Ökosysteme. Zudem schont der geringere Papierverbrauch natürliche Ressourcen wie Holz und Wasser – und senkt auch den Energiebedarf.
  • Kosteneinsparungen: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs im Büro lassen sich u.a. die Kosten für Porto, Drucker, Tinte, Wartung und Lagerkapazitäten minimieren.
  • Ortsunabhängigkeit: Das papierlose Büro ist nicht an Ort und Zeit gebunden. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht den Zugriff auf wichtige Informationen und Daten von überall. Ob im Home-Office, unterwegs oder an verschiedenen Standorten des Unternehmens.
  • Effizienz: Digitale Dokumente sind leichter zu suchen, zu sortieren und zu archivieren. Dies erleichtert den schnellen Zugriff auf gesuchte Informationen, fördert Zusammenarbeit und Produktivität. Außerdem können wichtige Zusammenhänge noch schneller erkannt werden.
  • Platzersparnis: Das papierlose Büro reduziert die Notwendigkeit für die physische Lagerung von Dokumenten, was zu einer effizienteren Nutzung der Räumlichkeiten führt.
  • Sicherheit und Compliance: Digitale Dokumente bieten eine höhere Datensicherheit und sind leichter zu schützen als physische Dokumente. Sie vereinfachen die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und zudem nicht gefährdet durch Katastrophen. (z.B. Feuer oder Überschwemmungen)
  • Verbesserter Kundenservice: Durch einen schnelleren und einfacheren Zugang zu Informationen lassen sich Kundenanfragen deutlich rasanter und nicht zuletzt zielführend beantworten.
  • Großartige Außenwirkung: Ein papierloses Büro ist ein wichtiges Merkmal attraktiver Arbeitgeber:innen, macht jedes Unternehmen interessanter auf dem Arbeitsmarkt und nicht nur aus diesem Grund wettbewerbsfähiger.

10 Tipps: Wie kann man grundsätzlich im Büro Papier sparen?

Tipps zum Papier sparen im Büro und auf der Arbeit

Motiviert genug? Super! Dann können wir jetzt zu den allgemeinen Tipps zur Papiereinsparung im Büro übergehen, bevor wir uns im Anschluss den Ratschlägen für die Umstellung auf ein papierloses Office widmen. Die folgenden Ideen lassen sich im Grunde in jedem Büro sofort umsetzen.

1. Recyclingpapier nutzen

Anstatt auf Neupapier zu setzen, solltest du lieber Recyclingpapier nutzen. Durch den Recycling-Kreislauf kann Papier einfach wiederverwendet werden und vor allem Holz als natürliche Ressource schonen. Recycling-Papier ist im Büro genauso wie Neupapier nutzbar – jedoch ist es meist günstiger und definitiv wesentlich nachhaltiger.

2. Notwendigkeit des Ausdrucks abwägen

Die Verwendung von Recycling-Papier ist für alle von uns ein guter Anfang. Den internen Papierverbrauch reduziert es aber natürlich nicht. Denn der nachhaltigste Ausdruck ist der, der gar nicht erst gemacht wird.

Stelle dir deshalb u.a. die folgenden Fragen: Muss die E-Mail wirklich ausgedruckt werden? Muss ich den ganzen Bericht ausdrucken und kopieren oder reichen zwei Seiten des Berichts bereits aus? Erst nachdenken und dann drucken ist die Devise, um den Papierverbrauch im Büro zu senken.

3. Doppelseitig ausdrucken

Beidseitiges Drucken ist ein toller Tipp für nachhaltiges Drucken. Immerhin kann man sich durch das doppelseitige Ausdrucken schon die Hälfte des eigenen Papierverbrauchs sparen.

Viele Unternehmen und auch Verbraucher:innen wissen das und machen beidseitiges Drucken zur Standardeinstellung ihrer Geräte. Sie setzen die Maßnahmen sowohl in der internen aber durchaus auch in der externen Kommunikation um.

4. Kleinere Schrift einstellen

Indem du die Schriftgröße des jeweiligen Dokumentes vor dem (unvermeidbaren) Ausdruck verkleinerst, reduzierst du die Anzahl der ausgedruckten Seiten entscheidend. Eine kleinere Schrift auszuwählen, ist in Sekundenschnelle erledigt. Achte aber dennoch darauf, dass sie nicht zu schwer zu lesen ist, um einen Fehl- bzw. Doppelausdruck zu vermeiden.

5. Ohne Grafiken ausdrucken

Fotos und andere (oft farbige) Grafiken werden erfahrungsgemäß auf den meisten Ausdrucken nicht benötigt. Indem du die Grafiken entfernst und lediglich den relevanten Text ausdruckst, behält das Dokument seine Aussagekraft, während gleichzeitig Papier und Toner geschont werden.

6. Papier mehrfach verwenden

Verbrauchtes Papier sollte nicht ungenutzt im Müll landen, sondern so oft wie möglich genutzt werden. Für die Wiederverwendung gibt es unzählige Ideen! Nutze die freien Rückseiten von Dokumenten zum Beispiel für freie Entwürfe. Oder verkleinere die DIN-A4-Blätter einfach und mache kleine Notizzettel daraus. Auch Versandkartons lassen sich natürlich einfach aufbewahren und noch einmal nutzen.

7. Meetings ohne Papier meistern

Mithilfe digitaler Hilfe lassen sich nachhaltige Meetings heutzutage komplett papierlos durchführen. Anstatt Informationen auf mehrfach kopierten, ausgedruckten Präsentationen, Berichten oder Handouts zu präsentieren, kannst du sie zum Beispiel einfach auf Bildschirmen oder per PDF-Datei mit deinen Kolleg:innen im Office teilen.

8. Papiersparmonat im Büro einführen

Viele Mitarbeiter:innen und Verbraucher:innen benutzten unbewusst sehr viel Papier, weil sie nicht für das Problem mit dem Papiermüll sensibilisiert wurden. Ein unternehmenseigener „Papiersparmonat“ ist eine großartige Möglichkeit, um Aufmerksamkeit zu erzeugen und ein Umdenken im gesamten Team anzuregen.

Wichtig ist, dass die bereits genannten Vorteile des Büros ohne Papier verinnerlicht werden. Im Rahmen der Challenge identifizieren dann alle Kolleg:innen im Büro gemeinsam überflüssige Papierprodukte und lernen, sie papierlos zu ersetzen.

9. Emails statt Briefe schreiben

Indem du deine Briefpost digitalisierst, kannst du die Einsparung von Papier im Büro wesentlich vorantreiben – und sparst durch Nachhaltigkeit auch noch bares Geld und jede Menge Zeit. Die Akzeptanz in der Bevölkerung für E-Mails ist auch deshalb extrem groß.

Oft werden dennoch Briefe verschickt, weil sie unterzeichnet werden müssen. Die Einrichtung einer E-Signatur-Software oder einfach einer digitalen Signatur im PDF-Reader, kann diesem Ausdruck vorbeugen und nicht zuletzt den Traum des papierlosen Büros greifbarer machen.

10. Auf digitale Alternativen umsteigen

Ich selbst verbrauche im Grunde kein Papier mehr in meinem eigenen Büro, weil ich (fast) alles digitalisiert habe. Lediglich mein Notizbuch*, das ich bereits einige Jahre verwende, leistet mir als Papierprodukt treue Dienste.

Wenn ansonsten Papier auf meinem Schreibtisch landet, dann ist es eine Rechnung, die mir andere Unternehmen per Post zusenden. Aber auch diese werden immer weniger, weil ich sie entweder online auf den E-Mail- statt den Briefversand umstelle oder die Absender:innen per Mail über meinen Wunsch informiere. Der Umstieg auf digitale Lösungen macht das papierlose Büro schlussendlich erst möglich.

10 Digitalisierungs-Tipps: Wie gelingt der Umstieg auf ein papierloses Büro?

Die besten Tipps zur Umstellung auf ein papierloses Büro

Apropos Digitalisierung! Obwohl wir uns mitten im digitalen Zeitalter befinden, verbrauchen wir Menschen in unserem Alltag fast immer noch genauso viel Papier, wie im Jahr 2000.₄ Die Umstellung auf ein möglichst digitalisiertes, papierloses Büro stellt eine große Chance dar, um dahingehend wirklich einen spürbaren, positiven Impact zu erzielen.

Je nach Größe des Betriebs kann der Prozess jedoch unter Umständen viel Disziplin und Mut erfordern und eventuell auch langwierig sein. Ob im Homeoffice oder im Großraumbüro – nutze einfach die folgenden Tipps und Ideen, um den Umstieg auf ein Büro ohne Papier mit Leichtigkeit zu meistern.

1. Ist-und Soll-Zustand definieren

Analysiere zunächst den aktuellen Papierverbrauch und identifiziere die Bereiche, in denen der Papieraufwand zur Zeit noch sehr groß ist.

Definiere anschließend realistische Ziele und Zwischenziele und mache dir ein Bild davon, was ihr erreichen wollt. Eine klare Vorstellung des angestrebten Zustands hilft dabei, den Umstellungsprozess effektiv zu steuern und geeignete Maßnahmen zu entwickeln.

Denke daran, dass Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert (S.M.A.R.T) sein sollten. Die sogenannte SMART-Formel dient dahingehend als sinnvolle Orientierungshilfe und eine klare Zieldefinition.

„Der intern Papierverbrauch im Büro wird bis zum 31.12 diesen Jahres um 50 Prozent auf durchschnittlich 100 Blatt Papier pro Mitarbeiter:in reduziert.“ – ist zum Beispiel eine schöne, praktische Formulierung, an der sich alle Kolleg:innen orientieren könnten.

2. Die technische Grundlage schaffen und loslegen

Für ein digitales und papierloses Büro benötigt man erst einmal die passende Ausstattung. Moderne Computer und Smartphones mit Scan-Apps, sowie hochwertige Scanner gehören zum Beispiel in jedes Office ohne Papier.

Digitalisiere zunächst alle in Papierform aufbewahrten Dokumente als PDF-Dokumente, indem du sie einscannst. Der Arbeitsaufwand ist natürlich in den meisten fällen sehr hoch – doch es lohnt sich und schafft enorm viel Platz. Die Arbeit muss auch nur ein einziges Mal erledigt werden. 😉

3. Auf nachhaltige Aktenvernichtung setzen

Privatverbraucher:innen entsorgen nicht mehr benötigte Unterlagen einfach in der blauen Papiermülltonne. So wird sichergestellt, dass die natürliche Ressourcen recycelt und zum Beispiel als Recycling-Papier im Büro wiederverwendet werden können.

Doch Unternehmen müssen Aufbewahrungsfristen von teils mehr als zehn Jahren für bestimmte Dokumente und Unterlagen einhalten, sodass sich größere Mengen Papier anhäufen. In so einem Fall ist es ratsam, auf spezialisierte, durch den TÜV zertifizierte Entsorgungsfachbetriebe zu setzen, die sich der nachhaltigen Aktenvernichtung verschrieben haben.

Sie entsorgen den Papiermüll zielführend und sind zum Beispiel in der Lage die Akten per LKW mobil vor Ort zu vernichten, um unzählige unternehmenseigene Transportfahrten einzusparen. Eine wichtige Maßnahme als Vorbereitung des dauerhaft papierlosen Büros.

4. Sinnvolle Dateinamen und Ordnerstrukturen anlegen

Eine gut organisierte, logische Datei- und Ordnerstruktur ist das Rückgrat eines effizienten papierlosen Büros. Vergib sinnvolle, beschreibende Dateinamen und lege eine klare, unmissverständliche Ordnerstruktur an, die es allen Mitarbeitenden ermöglicht, benötigte Dokumente schnell und einfach zu finden – und sie, umgekehrt, auch sinnvoll einzuordnen. Digitale Software kann die Dokumentenverwaltung dabei wesentlich sicherer und einfacher machen.

5. Dateien in der Cloud speichern

Nachdem du alle Dokumente digitalisiert hast, ist es an der Zeit, einen zentralen Aufbewahrungsort zu finden, damit Dateien für jeden Kollegen und jede Kollegin zugänglich sind und nicht auf einzelnen Computer liegen.

In einem internen Cloud-Speicher lassen sich problemlos Dokumente und andere Dateien digital lagern. Sie ermöglichen allen Mitarbeiter:innen deutlich mehr Flexibilität, da die Daten mit jedem internetfähigen Gerät von überall zugänglich sind. Sorge jedoch für die entsprechende IT-Sicherheit – zum Beispiel durch die Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

6. Buchhaltung digitalisieren

In der Buchhaltung wird erfahrungsgemäß besonders viel Papier verbraucht. Rechnungen, Umsatzlisten, Nachweise und andere Unterlagen stapeln sich – nicht zuletzt aufgrund der langen Aufbewahrungsfristen.

Glücklicherweise gibt heutzutage viele gute Softwares und Programme, die dir genau diesen „Papierkram“ abnehmen. Ich schreibe meine Rechnungen mit einer simplen Rechnungssoftware, in der sie auch automatisch abgelegt werden – auch Mahnungen gehen automatisch per E-Mail raus, sobald die Zahlungsfrist erreicht wurde.

Zudem ist auch die Überwachung der Umsätze durch das Online-Banking längst digital möglich. Die Umstellung bei deiner Bank spart dir schlussendlich tausende Ordner mit Kontoauszügen. Bankangelegenheiten lassen sich dann also ebenfalls problemlos von überall verwalten.

7. Einen digitalen Kalender verwenden

Digitale Terminkalender machen selbst Notizzettel immer überflüssiger. Du kannst die Termine sowohl auf deinem PC oder Smartphone und auch mit speziellen Apps oder Software-Tools einstellen und dafür sorgen, dass alle oder nur bestimmte Kolleg:innen darauf Zugriff haben. Durch Push-Benachrichtigungen wirst du pünktlich über aktuelle Termine informiert – sodass du nie wieder einen Termin verpasst. Recht praktisch, oder?

8. Hilfreiche Apps und Tools einsetzen

Cloudbasierte Software, wie das Digital Asset Management (DAM), sind ein echtes Sprungbrett in die Digitalisierung von Unternehmen, da dort alle relevanten Geschäftsdokumente abgespeichert und abgerufen werden können.

Doch auch viele kleinere Tools können wesentlich dabei helfen, dem Büro ohne Papier näher zu kommen. Hier ein paar Beispiele:

  • Google Drive: Ein Filehosting-Dienst, auf dem das Team Dateien live abrufen und (sogar gemeinsam) bearbeiten kann.
  • Signeasy: Eine eSignatur-Plattform zur Vereinfachung und Automatisierung von Dokumenten-Workflows.
  • Evernote: Um digitale ToDo-Listen zu erstellen, Dateien zu bearbeiten, sie als E-Mail zu versenden und sie mit anderen Anwender:innen zu teilen.
  • Scanner Pro: Mit solchen Smartphone-Apps lässt sich jedes Papierdokument in Sekundenschnelle einscannen und auf den Cloudspeicher laden.

Kennst du weitere Tools, um im Büro Papier einzusparen? Dann freue ich mich auf deine Ideen in der Kommentarspalte!

9. Interne Kommunikation digitalisieren

Die Digitalisierung der internen Kommunikation ist ein extrem wichtiger Schritt, um den Papierverbrauch im Büro zu senken. E-Mails, Instant-Messaging-Apps, spezielle Projektmanagement-Software und andere digitale Kommunikationstools erleichtern den Informationsaustausch und reduzieren den Bedarf an physischen Dokumenten ungemein. Außerdem fördern sie, dass das gesamte Team wesentlich produktiver und stressfreier arbeitet.

10. Richtlinien fürs papierlose Büro schaffen

Klare Vorgaben und Richtlinien vereinfachen den langfristig umweltbewussten Umgang mit Papier und digitalen Dokumenten im Büro. Das papierlose Office sollte ein wertvoller und stets kommunizierter Teil der nachhaltigen Unternehmensphilosophie werden.

Damit dahingehend wirklich alle Mitarbeiter:innen an einem Strang ziehen und auch die neuen Kolleg:innen Bescheid wissen, ist es ratsam, regelmäßige Schulungen durchzuführen. Darin sollten vor allem die EDV-Kenntnisse gefördert werden, damit das gesamte Team die Möglichkeiten zum Papiersparen durch digitale Tools voll und ganz ausschöpft.

Papierloses Büro und Papier sparen auf der Arbeit? Kein Problem!

Papierlos im Büro ist nicht schwer!

Wenn man weiß, wie es geht und wo man anfängt, ist das Papier sparen im Büro wirklich kinderleicht. Sollte sich ein Druck einfach nicht vermeiden lassen, dann setze zum Beispiel auf Recycling-Papier, drucke beidseitig mit kleinerer Schriftgröße und verwende nicht mehr benötigte Ausdrucke noch als Notizzettel.

Vor allem digitale Geräte und Tools ermöglichen uns schlussendlich das angestrebte, papierlose Büro. Definiere ein klares Ziel und beginne zum Beispiel mit der Digitalisierung der Buchhaltung und der internen Kommunikation. Sorge zudem dafür, dass sich alle Kolleg:innen im Team für das gemeinsame Ziel des papierlosen Büros einsetzen.

„Die Welt verändert sich durch dein Vorbild, nicht durch deine Meinung.“

Paulo Coelho (mehr unter Umweltschutz Zitate)

Ich hoffe sehr, dass ich dir mit diesen Tipps für einen geringen Papierverbrauch und ein möglichst papierloses Büro weiterhelfen konnte. Hast du Fragen, Anregungen oder weitere Tipps parat? Dann freue ich mich auf deinen Kommentar.

Bleib‘ nachhaltig und ressourcenschonend,

Christoph von CareElite - Plastikfrei leben

PS: Weniger Papier auf der Arbeit bedeutet meist auch, dass unsere Augen öfter flimmernden Bildschirmen ausgesetzt sind, als üblich. Wie du deine Augen am Computer dauerhaft schonst, erläutere ich dir jetzt im nächsten Blogartikel.

Quellenangaben:
₁ WWF Deutschland: Aus Wäldern wird Papier (Stand: 10.11.2021), abrufbar unter https://www.wwf.de/themen-projekte/waelder/papierverbrauch/zahlen-und-fakten. [12.06.2023].

₂ J. Trauth, E. Schönheit (2016): Papierkompass, 16. Ausgabe, Forum Ökologie & Papier, August 2016, S.4.

₃ P. Liegl: Interessante Fakten zum papierlosen Büro (Stand: 26.4.2023), abrufbar unter https://ecosio.com/de/blog/interessante-fakten-zum-papierlosen-buero. [12.06.2023].

₄ NABU: Papierverbrauch in Deutschland Weniger Schreibpapier und mehr Verpackungen, abrufbar unter https://www.nabu.de/umwelt-und-ressourcen/ressourcenschonung/papier/30377.html. [12.06.2023].

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Christoph Schulz

Christoph Schulz

Ich bin Christoph, Umweltwissenschaftler und Autor - und setze mich hier bei CareElite gegen den Plastikmüll in der Umwelt, den Klimawandel und alle anderen großen Umweltprobleme unserer Zeit ein. Gemeinsam mit weiteren, umweltbewussten Bloggern will ich dir Tipps & Tricks für ein natürlich-gesundes, nachhaltiges Leben sowie deine persönliche Weiterentwicklung an die Hand geben.

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