Fragst du dich manchmal, wie du Papier im Büro sparen kannst? Dann bist du hier genau richtig. Unser Papier-Konsum ist unglaublich hoch, besonders auf der Arbeit. Daher wird es dringend Zeit, dass sich etwas ändert. Wie du auf ein papierloses Büro umsteigen kannst, was die Vorteile und Hindernisse sind und wie du dein Büro im Sinne des Zero Waste Lebensstils digitalisieren kannst, zeige ich dir jetzt.
Hier noch ein kurzes Inhaltsverzeichnis über den Artikel:
Vorteile des papierlosen Büros
Nicht nur unser Plastikverbrauch (siehe Plastikmüll Statistik) stellt ein Problem für die Umwelt dar. Deutsche verbrauchen im Jahr ungefähr 20 Millionen Tonnen Papier.₁ Für die herkömmlichen 500 Blatt Papier in DIN A4 Größe wird 7,5 Kilo Holz benötigt. Dazu außerdem 130 Liter Wasser und 10,5 Kilowattstunden Energie.₂ Papierverbrauch im Büro macht dabei einen großen Anteil aus. Durch das papierlose Büro tut man etwas Gutes für die Umwelt. Ein weiterer Vorteil durch das Papiersparen im Büro sind die gesparten Kosten. Auch, wenn Papier zunächst recht günstig wirkt, ist es aus langfristiger Sicht gesehen doch ein großer Kostenaufwand. Denn neben dem Papier kommen ja auch noch die Kosten für die Druckerpatronen, die schneller leer gehen, als man denken mag. Zusammengefasst: Das Einsparen von Papier ist umweltfreundlich und gut für den Geldbeutel.
Hindernisse des Papier-Sparens im Büro
Neben den vielen Vorteilen für das papierlose Büro gibt es auch einige Hindernisse. Die EDV-Kenntnisse von vielen Arbeitern ist noch mangelhaft. Die Lösung dafür wären Schulungen, die gezielt die benötigten EDV-Kenntnisse beibringen. Diese ist jedoch meist mit einem hohen Kostenaufwand verbunden, die viele Arbeitgeber nicht zahlen möchten. Ein weiterer Punkt ist der Mangel an den nötigen Geräten, welche zum Beispiel für die elektronische Signatur benötigt werden.
Papierlos – Ist das für jedes Büro möglich?
Ein komplett papierloses Büro ist nur schwer zu erreichen. Den Papierverbrauch um einiges zu reduzieren ist hingegen sehr einfach. Natürlich hängt es aber auch darauf ab, welche Arbeit du hast. Ein Angestellter in einem Start-Up wird es leichter haben, sein Büro papierfrei zu gestalten, als ein Arzt. Ein wenig Papier sparen kann allerdings jeder von uns.
Im Büro Papier sparen
Im Folgenden gebe ich dir einige Tipps, wie du Papier im Büro sparen kannst.
1. Abwägen und Papier im Büro sparen
Muss die E-Mail wirklich ausgedruckt werden? Muss ich den ganzen Bericht ausdrucken, oder reichen einige Seiten bereits aus? Ein reflektierter Blick spart sehr viel an Papier. Bevor du das nächste Mal etwas ausdruckst, frage dich, ob es wirklich notwendig ist, oder ob eine digitale Kopie schon ausreicht.
2. Doppelseitig ausdrucken und Papier sparen
Ein toller Tipp, der oftmals unterschätzt wird. Immerhin kann man sich durch das doppelseitige Ausdrucken die Hälfte des eigenen Papierverbrauchs reduzieren. Viele Unternehmen und auch Kunden wissen das Denken an die Umwelt zu schätzen. Und zumindest für den eigenen Gebrauch sollte doppelseitig bedrucktes Papier kein Problem darstellen. Am Besten stellst du den doppelseitigen Ausdruck am Computer als Standardeinstellung ein.
3. Kleinere Schrift wählen und Papier im Büro sparen
Hier noch ein weiterer einfacher Tipp, der nicht all zu oft Anwendung findet: Eine kleinere Schrift auszuwählen dauert nur wenige Sekunden und kann dabei einiges an Papier und Drucker-Tinte sparen.
4. Ausdruck ohne Grafik nutzen und Papier sparen
Fotos und andere Grafiken werden auf den meisten Ausdrucken nicht benötigt. Indem man auf die Grafiken verzichtet und den Text dafür relevanter macht, behält das Dokument seine Aussagekraft, dafür können allerdings viele Ressourcen gespart werden.
5. Papiersparmonat im Büro einführen
Viele Arbeiter benutzten nicht mit Absicht so viel Papier – sie sind sich den Ausmaßen des Problems einfach nicht bewusst. Ein Papiersparmonat macht auf das Papier-Problem aufmerksam. So einen Monat gibt es in deiner Firma noch nicht? Dann schlage es doch einfach mal vor! Alternativ funktioniert auch ein Papierspartag oder eine Papiersparwoche.
6. Recyclingpapier nutzen und Ressourcen schonen
Wenn du Papier verwenden musst, dann kaufe doch statt herkömmlichem Papier einfach Recyclingpapier. Durch den Recycling-Kreislauf kann Papier wiederverwendet werden und Ressourcen gespart werden. Recycling-Papier ist dazu meistens durchaus günstig.
Papier im Büro sparen durch Digitalisierung
Seit Anbeginn der Computer wurde die Zukunft angekündigt: ein papierloses Büro sollte innerhalb von kürzester Zeit kein Problem mehr sein. Heutzutage, mehrere Jahrzehnte später, ist das Gegenteil der Fall. Obwohl wir uns mitten im digitalen Zeitalter befinden, verbrauchen wir deutlich mehr Papier, als früher. Und der Papier-Konsum steigt immer mehr. Das eigene Büro zu digitalisieren, stellt jedoch tatsächlich eine gute Möglichkeit dar, um den Papierverbrauch zu reduzieren. Ein digitalisiertes Büro sorgt außerdem für mehr Ordnung und ein schnelleres Finden von Dokumenten.
1. Die ersten Schritte
Klar, für ein digitales und papierloses Büro benötigt man erst mal das nötige Equipment. Ein halbwegs neues Computer-Modell, Smartphone und ein guter Scanner sind die „Must-Haves“ des digitalisierten Büros. Der erste Schritt ist dann das Digitalisieren des „Papierkrams“. Hierfür benötigst du einen guten Scanner, der die Dokumente digitalisieren kann. Als Dateiformat bieten sich PDFs gut an. Zugeben, es ist einiges an Arbeit, aber es lohnt sich.
2. Dateien online speichern
Nachdem du alle Dokumente digitalisiert hast, ist es an der Zeit, einen neuen Aufbewahrungsort zu finden. Dateien kannst du zwar auch einfach auf deinem Computer speichern, allerdings ist eine zweite Absicherung keine schlechte Idee. In einer internen Cloud lassen sich problemlos Dokumente und andere Dateien speichern. Alternativ kannst du auch eine externe Festplatte nutzen.
3. Emails statt Briefe schreiben
E-Mails schreiben statt Briefe hat viele Vorteile. Neben der Einsparung von Papier sparst du auch einiges an Geld und Zeit. Eine E-Mail bekommt heutzutage in der Regel genauso viel Akzeptanz, wie ein normaler Brief auch.
4. Buchhaltung digitalisieren
Besonders viel Papier wird in der Buchhaltung verwendet. Wenn du viele Rechnungen schreibst, solltest du ebenfalls darüber nachdenken, deine Buchhaltung zu digitalisieren. Es gibt heutzutage viele gute Softwares und Programme, welche dir genau das ermöglichen. Viele Selbstständige schreiben ihre Rechnung so oder so mit einer Software oder einem Schreibprogramm auf dem Computer. Also liegt der Schritt nahe, alles andere ebenfalls digital laufen zu lassen. Angesichts dieser Tatsache kannst du, falls notwendig, sogar mit einer Verrechnungsstelle zusammenarbeiten. Diese nehmen deine Rechnung in ihrem Online Portal entgegen und senden ihn in deinem Auftrag weiter.
Tipp: Anbieter wie Lexoffice sind da Vorreiter und sparen durch simple Digitalisierung Massen an Papiermüll im Büro ein. Mit zeitgemäßer Unternehmenssoftware lassen sich beispielsweise Rechnungen und Zahlungseingänge verbinden und Belege automatisch erfassen.
5. Einen digitalen Kalender verwenden
Wie oft kommt es vor, dass du telefonierst und dir dabei Notizen auf einem Zettel machst? Durch das Verwenden von einem digitalen Kalender sparst du viel Papier. Digitale Kalender findest du heutzutage überall. Du kannst den vorgespeicherten Kalender auf deinem PC oder Smartphone verwenden oder du benutzt eine bestimmte App oder Software. Durch das Einschalten von Benachrichtigungen wirst du über aktuelle Termine pünktlich informiert. Praktisch, oder?
6. Online-Banking
Heutzutage verfügt fast jede Bank über Online-Banking. Online-Banking spart dir die tausenden Ordner mit Kontoauszügen, die im Büro oder zuhause rumflattern. Egal ob zuhause, im Büro oder unterwegs – Online Banking sorgt dafür, dass du deine Bankangelegenheiten überall verwalten kannst.
7. Verwende praktische Apps
Es gibt jede Menge Apps, die dir das Einsteigen in das papierlose Büro erleichtern. Mit Evernote kannst du beispielsweise alles, was an Dokumenten und Papieren anfällt, abspeichern. Die Dateien werden in einer Cloud gespeichert. Du kannst von jedem Gerät, welches du benutzt, auf diese Dateien zugreifen. Zudem gibt es Google Drive, PDF Office, Sign Easy und viele andere praktische Apps. Mit der Admin App für papierloses Bezahlen soll es bald auch ein App-System geben, dass Kassenzettel an der Supermarktkasse überflüssig machen kann.
Papierloses Büro – im Grunde kein Problem!
Papier sparen im Büro ist leicht, wenn man weiß, wie. Besonders durch die Digitalisierung des eigenen Büros ist das Einsparen von Papier kein Problem mehr. Ich hoffe, diese Tipps konnten dir weiterhelfen. Ich bin sicher, dass wir in der Zukunft lernen werden, besser mit den Ressourcen der Umwelt umzugehen.
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Welche wichtigen Tipps für ein papierloses Büro fehlen in diesem Artikel deiner Meinung nach noch? Hinterlasse mir doch deinen Tipp in einem Kommentar unter diesem Beitrag.
Liebe Grüße
PS: Noch mehr Tipps und Tricks zum Papier sparen außerhalb des Büros bekommst du in dem Artikel 18 Tipps zum Papier sparen. Viel Spaß beim Lesen!
Quellenangaben:
₁ https://www.focus.de/wissen/weltraum/odenwalds_universum/tid-21460/waldschutz-deutschland-ist-spitze-im-papierverbrauch_aid_602679.html
₂ https://www.pro-regenwald.de/hg_papier
